Задачи и функции

Секретариат является самостоятельным структурным подразделением академии, организующим документационное обеспечение ее деятельности, осуществляющим контроль за состоянием работы по защите государственной тайны, ведением делопроизводства, архивного дела, исполнения писем, жалоб и заявлений граждан.


Основными задачами секретариата являются:

  1. Документационное обеспечение деятельности академии и ее подразделений;

  2. Обеспечение обработки и регистрации поступающей в Академию ФСИН России корреспонденции, регистрации и отправки исходящей корреспонденции;

  3. Методическое обеспечение и формирование документационного фонда академии, группировка документов в дела и подготовка дел для передачи их в архив в соответствии с действующими нормативами и номенклатурой дел;

  4. Организационно-методическое руководство по организации и ведению архивной работы в структурных подразделениях академии;

  5. Организационно-методическое руководство деятельностью структурных подразделений академии по вопросам ведения делопроизводства, защиты государственной тайны и рассмотрения обращений граждан;

  6. Обеспечение деятельности начальника академии;

  7. Обеспечение установленного в академии режима секретности и ведение секретного делопроизводства;

  8. Организация, координация и контроль деятельности других структурных подразделений по обеспечению режима секретности;

  9. Организация деятельности по допуску сотрудников УИС к государственной тайне. Ведение учета карточек на допуск к государственной тайне сотрудников ФСИН России, руководителей учреждений, непосредственно подчиненных ФСИН России, и территориальных органов ФСИН России;

  10. Организация приема граждан начальником академии;

  11. Организация рассмотрения поступающих в Академию ФСИН России обращений, заявлений, жалоб граждан и организаций, обеспечение контроля за своевременностью их рассмотрения;

  12. Организация деятельности по допуску сотрудников и работников академии к государственной тайне. Ведение учета карточек на допуск к государственной тайне сотрудников и работников академии;

  13. Организация отправки служебной корреспонденции через органы Государственной фельдъегерской службы Российской Федерации, Главного центра специальной связи Федерального агентства связи, федерального государственного унитарного предприятия "Почта России" и по электронным каналам связи;

  14. Распространение отечественного и зарубежного опыта в области документационного обеспечения, защиты государственной тайны, архивной работы и работы с обращениями, заявлениями и жалобами граждан, применения современных информационных технологий и программно-технических комплексов для подготовки и обработки служебных документов;

  15. Комплектование, учет, сохранность и использование фонда служебных документов постоянного срока хранения, образующихся в деятельности академии;

  16. Подготовка предложений по совершенствованию автоматизированных систем, используемых при обработке служебных документов;

  17. Выполнение отдельных поручений начальника академии (лица, исполняющего его обязанности);

  18. Комплектование, учет, сохранность и использование фонда служебных документов постоянного срока хранения, образующихся в деятельности ФСИН России. 


Основными функциями секретариата являются:

  1. Обеспечение своевременного рассмотрения и подготовки служебных документов на доклад начальнику Академии ФСИН России, а также направление поступивших служебных документов, не требующих доклада начальнику Академии ФСИН России, на рассмотрение заместителям начальника академии и начальникам структурных подразделений;

  2. Обеспечение первичной обработки входящих документов (прием, регистрация, учет, хранение, доставка) поступающих в Академию ФСИН России и доклад ее начальнику академии, осуществление их передачи в подразделения;

  3. Осуществление справочно-информационной работы по организационно-распорядительным, входящим и исходящим документам, взаимодействие с соответствующими структурными подразделениями академии по вопросам получения, прохождения и отправки документов, а также совершенствования делопроизводства;

  4. Ведение учета поручений начальника Академии ФСИН России по рассмотренным служебным документам и обеспечение их направления в соответствующие структурные подразделения академии;

  5. Осуществление контроля за обеспечением защиты государственной тайны, ведением секретного делопроизводства в академии;

  6. Координация деятельности структурных подразделений Академии ФСИН России по вопросам защиты государственной тайны и контроля за выполнением ими требований нормативных правовых актов в области защиты государственной тайны;

  7. Планирование, разработка и осуществление мероприятий по обеспечению режима секретности;

  8. Проведение занятий, инструктажей и разъяснительной работы по соблюдению режима секретности, порядку работы с секретными документами и ведению делопроизводства;

  9. Учет рабочих тетрадей, спецблокнотов, магнитных носителей информации, отдельных листов, сейфов и металлических хранилищ, печатей и штампов, отпечатанных совершенно секретных, секретных и документов для служебного пользования;

  10. Организация приема граждан руководством Академии ФСИН России;

  11. Организация приема, регистрации, централизованного учета и направления поступающих в академию обращений граждан на рассмотрение в структурные подразделения в порядке, установленном действующим законодательством и обеспечение контроля за своевременностью их рассмотрения;

  12. Обобщение сведений, полученных от структурных подразделений академии, об объемах документооборота, систематический анализ служебной переписки, составление единой сводки;

  13. Организация повышения квалификации работников, занятых делопроизводством в подразделениях академии;

  14. Внесение предложений руководству академии по совершенствованию делопроизводства, в том числе по оптимизации документооборота;

  15. Ведение делопроизводства по документам, образующимся в деятельности секретариата;

  16. Хранение учредительных документов и гербовой печати академии, удостоверение ею документов, подписанных начальником академии и его заместителями;

  17. Осуществление контроля за соблюдением сроков и порядка исполнения контрольных документов, в том числе организационно-распорядительных и иных документов ФСИН России;

  18. Контроль за исполнением требований Инструкции по делопроизводству при подготовке проектов документов;

  19. Разработка методических рекомендаций по организации делопроизводства в академии;

  20. На основе номенклатур дел структурных подразделений академии составление сводной номенклатуры дел, представление ее на рассмотрение в экспертную комиссию и утверждение начальником академии;

  21. Организация работы экспертной комиссии академии по определению ценности и состояния документального фонда академии, актирование и уничтожение документов с истекшими сроками  хранения;

  22. Подготовка предложений руководству академии о принятии мер дисциплинарного воздействия в отношении лиц, нарушающих требования нормативных документов по защите государственной тайны и ведения делопроизводства;

  23. Обобщение и анализ материалов о своевременном исполнении служебных документов и объеме документооборота в структурных подразделениях Академии ФСИН России, состоянии режима секретности, результатах работы с обращениями, заявлениями и жалобами граждан, предложений по совершенствованию этой деятельности. Подготовка статистического отчета о работе с обращениями, заявлениями и жалобами граждан в УИС;

  24. Методическое руководство работой с документами в структурных подразделениях, контроль за функционированием системы делопроизводства;

  25. Организация отправки исходящей корреспонденции через Отдел Государственной фельдъегерской службы Российской Федерации в г. Рязани, Управление специальной связи по Рязанской области, Управление федеральной почтовой связи Рязанской области и с нарочными;

  26. Организация оформления и ведение учета служебных паспортов сотрудников Академии ФСИН России;

  27. Организация деятельности постоянно действующей комиссии академии по режиму секретности;

  28. Подготовку предложений по совершенствованию автоматизированных систем, используемых при обработке служебных документов;

  29. Осуществление подготовки и реализации государственных контрактов (договоров) на оказание услуг связи по приему и доставке служебной корреспонденции;

  30. Участие в проведении служебных проверок по фактам нарушения режима секретности.


Начальник секретариата выполняет отдельные поручения начальника академии (лица, исполняющего его обязанности).

 

Для обеспечения выполнения возложенных задач и функций секретариат в своей деятельности взаимодействует:

  1. С управлением делами ФСИН России, руководителями структурных подразделений академии и сотрудниками, осуществляющими в них делопроизводственные функции по вопросам общего и секретного делопроизводства, соблюдения режима секретности и конспирации в работе с информацией, составляющей государственную и служебную тайну;

  2. С Управлением ФСБ России по Рязанской области по вопросам защиты государственной тайны и международным связям;

  3. С центром специальной связи и информации Федеральной службы охраны РФ по вопросам информационной безопасности академии;

  4. С территориальными органами ФСИН России по вопросам деятельности академии;

  5. С Отделом Государственной фельдъегерской службы Российской Федерации в г. Рязани, Управлением специальной связи по Рязанской области, Управлением федеральной почтовой связи Рязанской области по вопросам получения и отправки секретной и несекретной документации.

Дата последнего обновления: 26.01.2017 11:20

Вакансии

архив новостей

« Сентябрь
Пн Вт Ср Чт Пт Сб Вс
28 29 30 31 1 2 3
4 5 6 7 8 9 10
11 12 13 14 15 16 17
18 19 20 21 22 23 24
25 26 27 28 29 30 1
2017 2016 2015  
ИНТЕРНЕТ-ПРИЕМНАЯ Напишите нам электронное письмо


Телефон доверия

важная информация


Видеожурнал

ПРОФИЛАКТИКА НАРКОМАНИИ

Телефон доверия

консультационно-контактный центр по вопросам поступления в Академию ФСИН России

ЕЖЕМЕСЯЧНИК

"Я ПОДОЗРЕВАЮ, ЧТО..."

Могилевский институт МВД Республики Беларусь